Zarządzanie czasem

 

Tydzień liczy 168 godzin… z jednej strony to mnóstwo czasu a z drugiej ciągle za mało… Dlaczego pomimo, że ciągle gdzieś biegasz lista rzeczy do zrobienia jest nadal długa?
Jak optymalnie wykorzystać czas i zrealizować swoje cele?
Jak pracować efektywnie?
Kilka wskazówek znajdziecie poniżej.

Szybkość życia znacznie wzrosła w ostatnich latach. Dodatkowo presja otoczenia by być równocześnie najlepszym pracownikiem, panią domu, matką/ojcem, żoną/mężem może wywołać niepotrzebny stres i zrezygnowanie.

Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie, że jest to niewykonalne :). Należy skupić się na wybranych przez siebie sferach życia i dążyć do ich doskonalenia a pozostałe utrzymywać na względnie zadowalającym poziomie.

Kluczem jest wyznaczać cele zgodnie z klasyczną metodą SMART. Zgodnie z tą zasadą cel powinien być konkretny (ang. Specific), mierzalny (ang. Measurable), osiągalny (ang. Achievable), istotny (ang. Relevant), określony w czasie (ang. Time-bound).
Ekonomiści idą o krok dalej i dodają jeszcze dwie litery tworząc metodę SMARTER. „E” (ang. Exciting) ma oznaczać ekscytujący, stanowiący motywację dla danej osoby a „R” (and. Recorded) wskazuje, że cel należy zapisać na tablicy czy w telefonie wszędzie tam, gdzie będzie widoczny i przez to nasz mózg będzie go identyfikował jako ważny.

Ostatnie kilka lat bardzo zmieniły moje życie, pojawienie się dzieci zmusiło mnie i mojego męża do pełnej mobilizacji i skutecznego planowania.
Jakiś czas temu znalazłam w internecie pewien schemat, który przerobiłam na własne potrzeby. Jest prosty ale zarazem skuteczny i myślę, że pomaga w realizacji zamierzonych zadań:

Planowanie

  • Przygotuj listę rzeczy do zrobienia (jeśli masz rodzinę zróbcie tę listę razem, aby uwzględnić plany i obowiązki wszystkich domowników).
  • Wyznacz priorytety (ważne i pilne wypisz na początku listy).
  • Planuj tylko 60 % swojego czasu.
  • Co /kto ci pomoże w realizacji zadań? Deleguj obowiązki na innych pracowników/ członków rodziny.
  • Uwzględnij czas na sport/ relaks/ spotkanie z przyjaciółmi/ wycieczki z rodziną.

Realizacja

  • Poświęć 5-10 minut rano na weryfikację tygodniowej listy zadań.
    Może coś jest już nieaktualne, coś trzeba przyspieszyć lub można opóźnić. W godzinach porannych motywacja jest największa, warto wykorzystać ten czas żeby sobie wszystko poukładać i „pozytywnie się nakręcić”.
  • Nasza efektywność przed południem jest najwyższa, postaraj się najważniejsze i najtrudniejsze zadania zrobić właśnie w tym czasie. Badania wskazują, że po 12 odczuwamy rozkojarzenie, senność i utratę motywacji czyli tak zwany „zjazd”.

Analiza

  • Zrób listę zrealizowanych/ niezrealizowanych zadań.
  • Zastanów się co pomogło ci zrealizować zamierzone cele (cechy osobowości, motywacja).
  • Zidentyfikuj „pożeracze czasu” (telefon, internet).

Warto poświęcić chwilę na planowanie, gdyż na dłuższą metę pozwoli to zaoszczędzić czas i ograniczyć stres. Aby działać efektywnie, szybciej i dokładniej bardzo ważna jest koncentracja. Wielu z nas ma problem z koncentracją w ciągu dnia, ponieważ ciągle martwimy się o inne rzeczy. Niestety im więcej mamy „na głowie” tym trudniej się skupić na jednej czynności. Przy śniadaniu myślimy już o pracy. W pracy obmyślamy listę zakupów i plan na wieczór. Jeśli masz jakieś zmartwienia, które cię rozpraszają – zapisz je na kartce i wyznacz czas na ich rozwiązanie. Postaraj się skupić na jednej rzeczy, wiem że to trudne gdy co chwile dostajesz emaile lub ktoś przychodzi o coś zapytać. Podobno 15 minut zajmuje nam, żeby w pełni się na czymś skupić po takim rozproszeniu uwagi.

Nie ma uniwersalnych sposobów na poprawę koncentracji, gdyż każdy jest inny. Niektórzy muszą pracować w ciszy, inni słuchają muzyki.

Jednak są trzy rzeczy od których według mnie każdy musi zacząć:

  • Pij wodę! Często o tym zapominamy, aczkolwiek odwodnienie może sprawić, że poczujemy się zmęczeni, rozdrażnieni i powolni. Dostarczenie odpowiedniej ilości płynów jest prostym sposobem na poprawę koncentracji w ciągu dnia.
  • Zacznij dzień od zdrowego śniadania. O wiele trudniej się skoncentrować kiedy jesteś głodny. Warto zaopatrzyć się w zdrowe przekąski: migdały, orzechy czy suszone owoce.
  • Ponadto należy pamiętać, aby raz na jakiś czas wstać od biurka, rozprostować nogi, kręgosłup i popatrzeć na coś zielonego :).

Na koniec kilka ciekawostek. Shirley Fine Lee opracowała zbiór interesujących statystyk, które powstały na podstawie licznych badań dotyczących efektywności i zarządzania czasem.

  • Zapamiętujemy 10% tego, co czytamy, 20% tego, co słyszymy i 30% tego, co widzimy.
  • Zapamiętujemy 50% tego, co słyszymy i widzimy, 70% tego, co mówimy i 90% tego, co robimy.
  • Jedna na osiem rozmów telefonicznych zostaje powtórzona, ponieważ coś zostało zapomniane.
  • Wykonanie zadania prawie zawsze zajmuje dwa razy więcej czasu, niż początkowo sądziliśmy.
  • 10-12 minut zainwestowane w planowanie dnia zaoszczędzi co najmniej 2 godziny zmarnowanego czasu i wysiłku przez cały dzień – od „Eat the Frog” Briana Tracy.
  • Poświęcenie 5 minut dziennie, 5 dni w tygodniu w celu poprawy swojej pracy, utworzy 1200 ulepszeń do pracy w ciągu 5 lat.

A jakie wy macie metody na „ogarnięcie” wszystkich swoich obowiązków? Piszcie w komentarzach 🙂

Jeśli chcecie pogłębić wiedzę z zakresu organizacji czasu i skuteczności w realizacji celów polecam moje ulubione książki:

„Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności”, Autor: David Allena do kupienia tutaj

„7 nawyków skutecznego działania”, Autor: Stephen R. Covey
do kupienia tutaj

3 myśli w temacie “Zarządzanie czasem”

  1. O matko, to wszystko jest takie poukładanie, matematyczne, obliczalne, mierzalne. Ja tam za króla ćwieczka byłam mamą trójki dzieci, dobrą gosposią i nauczycielką, gorszą żoną. Tak czułam, tak robiłam nie zastanawiając się za wiele, nad moim działaniem. Piszesz takie rzeczy dla mnie trudne, bo świadomie poukładane, wyważone w każdym calu. To takie nowoczesne podejście, zapewne lepsze od starego i może ustrzeże od błędów i przegranej w związku.

    Polubione przez 1 osoba

    1. Nie wiem, które podejście jest lepsze a które gorsze -okaże sie za kilka/kilkanaście lat 😉 Ja lubię mieć wszystko poukładane i pod kontrolą dlatego stosuje się do zasad/ metod opisanych powyżej. Na razie świetnie się sprawdzają 😉

      Polubienie

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s