Wyznaczanie priorytetów

Jak organizujesz i planujesz swoją pracę, czas wolny, całe swoje życie? Jakie są twoje priorytety? Nie ma dobrej lub złej odpowiedzi na te pytania. Sposób, w jaki to robisz, zależy od ciebie. Ludzie są różni, więc to, co działa dla ciebie, może nie działać dla kogoś innego. Mimo to istnieją pewne wskazówki, które mogą pomóc w ustaleniu priorytetów.

Wszystkie projekty – zwłaszcza duże, złożone – wymagają ustalenia jasnych priorytetów. Wiem… wiem… łatwiej powiedzieć niż zrobić. Bez względu na to, jak dobrze zaplanujemy, zawsze pojawią się jakieś niespodzianki. To naturalny porządek rzeczy. Jednak umiejętność ustalania priorytetów wpływa na nasz sukces.

Zdolność do ustalania priorytetów zadań jest miarą ogólnych kompetencji. Im lepszy masz plan, tym łatwiej jest „iść do przodu”.

Jednym z głównych celów powinno być ustalenie priorytetów zadań poprzez wykorzystanie umiejętności organizacyjnych w celu uzyskania możliwie najwyższego zwrotu z inwestycji w energię umysłową, emocjonalną i fizyczną. Dobrą wiadomością jest to, że każda minuta spędzona na planowaniu pozwala zaoszczędzić nawet dziesięć minut pracy.

notebook
Photo by Suzy Hazelwood on Pexels.com

Jak wygląda proces wyznaczania priorytetów?

1. Zbierz listę wszystkich swoich zadań. Wydziel wszystko, co możesz rozwiązać w ciągu jednego dnia.

2. Zidentyfikuj pilne i ważne.
Następnym krokiem jest sprawdzenie, czy masz jakieś zadania wymagające natychmiastowej uwagi. Mówimy o pracy, która, jeśli nie zostanie ukończona do końca dnia lub w ciągu kilku następnych godzin, będzie miała poważne negatywne konsekwencje (nieodebrany termin klienta; niezałatwiona sprawa w urzędzie itp.).

3. Realizuj zadania według szacunkowego kosztu i potencjalnych korzyści. Dopasuj zadanie do jednej z czterech grup.

Niski koszt + wysokie korzyści

Najpierw wykonaj te zadania, ponieważ są one proste do wykonania, a jednocześnie pomagają zbliżyć się do celu.

Wysoki koszt + wysokie korzyści

Podziel zadanie z wysokimi kosztami na mniejsze.Następnie ponownie oceń te małe zadania i ustal ich właściwy priorytet.

Niski koszt + niskie korzyści

Ta kombinacja powinna być Twoim najniższym priorytetem. Albo daj sobie 10-15 minut na wykonanie tego zadania, albo umieść tego rodzaju zadania pomiędzy wartościowymi zadaniami jako użyteczną przerwę.

Są to prawdopodobnie niezbędne/rutynowe zadania (np. sprawdzanie wiadomości e-mail), ale nie przyczyniają się one znacząco do osiągnięcia pożądanego celu. Pomimo to przechowuj je na liście priorytetów.

Wysoki koszt + niskie korzyści

Sprawdź, czy te zadania są naprawdę konieczne. Pomyśl o sposobach zmniejszenia kosztów lub usuń je z listy priorytetów jeśli to możliwe.

4. Bądź elastyczny

Niepewność i zmiana to niezaprzeczalnie część naszej rzeczywistości. Wiedz, że Twoje priorytety się zmienią, często, kiedy najmniej się ich spodziewasz.

5. Ustal realistyczne terminy.

Kiedy pracujesz nad czymś, a twój szef wyznaczył termin, ustal swój termin przed terminem, który dał ci twój szef. Zrób to jednak realistyczne. Nie próbuj się spieszyć, aby zakończyć to wcześniej. Rób wszystko krok po kroku i nie nastawiaj się na porażkę.

6. Ustaw czas przerwy.

Jeśli jesteś już zmęczony, zrób sobie przerwę. Nie ma nic złego w 10–15-minutowej przerwie na jedzenie lub szybkiej drzemce.

8. Odłóż „rozpraszacze”

W nowoczesnym świecie wiele rzeczy może odwrócić naszą uwagę od naszej pracy/zadań. Należą do nich telefony z aparatem, urządzenia mobilne, gadżety, sieć WWW (zwłaszcza Facebook i Twitter) i wiele innych. Jak masz zakończyć pracę, kiedy tyle rzeczy nas rozprasza? Nie sprawdzaj swojej skrzynki odbiorczej co minutę; możesz to zrobić podczas przerw w pracy lub zaplanować czas, kiedy będziesz to robić.

pen calendar to do checklist
Photo by Breakingpic on Pexels.com

Kluczem do wydajności jest dobre zarządzanie czasem. Priorytetyzacja jest trudna, ale jest również niezbędna, jeśli chcesz zrobić wszystko co konieczne. Oprócz tego, że jest bardziej wydajna i produktywna, pomoże również złagodzić stres w życiu. Nauka ustalania priorytetów nie jest zadaniem niemożliwym; musisz tylko określić, co należy zrobić i ile czasu potrzeba, aby to zrobić.

A wy jakie macie zasady wyznaczania priorytetów?

 

Pozdrawiam i do następnego razu!

9 myśli w temacie “Wyznaczanie priorytetów”

  1. jestem w tej dobrej sytuacji, ze zawsze bylam dobrze zorganizowana i nie mam stresu mimo pracy w domu i biurze, w ktorym czasem iskry leca ;))) ale dobrze to napisalas , wazne jest jak organizujemy swoj czas, to czasem wiele ulatwia

    Polubione przez 1 osoba

  2. Ja w ogóle nic nie planuję. Co prawda jestem w takiej sytuacji, że już nie muszę, ale idę po najmniejszej linii oporu. Może dlatego, iż przez większą część życia zawodowego, nic nie można było zaplanować z góry. I taka że mnie chaotyczna osoba się stała. A może było odwrotnie? Może że względu na mój charakter, taką pracę sobie wybrałam? Wszystko można by o mnie powiedzieć, ale nie to, że jestem zorganizowana. A sprawy „do załatwienia” spychane są u mnie zawsze na ostatnią chwilę. I wtedy faktycznie muszę się spiąć i skrzętnie wszystko zaplanować, aby nie polec. Gdyby nie to, że większość spraw ma swoje terminy realizacji, to pewnie żadnej bym nie załatwiła 😁

    Polubione przez 1 osoba

    1. Super, że miałaś taką możliwość, żeby dopasować pracę do siebie 😀 ja akurat też nie mogę narzekać, ale znam wiele osób które „walczą” każdego dnia. Dopasowanie pracy i stylu życia do swojego charakteru i predyspozycji jest bardzo ważne.

      Polubione przez 1 osoba

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s