Business Mama

 

„Porażka jest sukcesem jeśli wyciągniesz z niej lekcję” – Malcolm Forbes

black and white man young lonely
Photo by jim jackson on Pexels.com

Strach przed porażką jest często tym co powstrzymuje nas przed podjęciem pierwszego kroku w stronę realizacji naszych marzeń. Czy zdajemy sobie sprawę, że Ci którzy osiągnęli sukces, również musieli stawić czoła wielu nieudanym próbom? Jednak ich odwaga i wytrwałość pozwoliły przezwyciężyć niepowodzenia.

Nie znam osoby, która lubi porażki. Jednocześnie dla niektórych osób niepowodzenie powoduje takie napięcie, że strach przed porażką przekracza ich motywację do odniesienia sukcesu. Ten lęk powoduje, że podświadomie sabotujemy swoje szanse na sukces.

board game business challenge chess
Photo by Pixabay on Pexels.com

Niepowodzenie może wywoływać uczucia takie jak rozczarowanie, frustracja, żal i dezorientacja. Ludzie, którzy boją się porażki, chcą uniknąć niepowodzenia. Nie dlatego, że nie są w stanie poradzić sobie z podstawowymi emocjami towarzyszącymi takim doświadczeniom, ale dlatego, że ich niepowodzenie powoduje, że odczuwają głęboki wstyd.

Czy niepowodzenia sprawiają, że martwisz się co powiedzą inni? Czy w takiej sytuacji myślisz, że jesteś mało inteligentny/ sprytny i zastanawiasz się czy jeszcze będziesz w stanie realizować zadania w przyszłości? Czy nie mówisz ludziom, że chcesz odnieść sukces, aby nie komentowali, gdy się nie uda?

Musisz oswoić ten strach. Ważne jest, aby zaakceptować fakt, że porażka sprawia, że ​​czujesz zarówno strach, jak i wstyd. Jeśli masz zaufane osoby, którym możesz opowiedzieć o tym co czujesz to na pewno pomoże. Empatia ze strony bliskich osób może wzmocnić twoje poczucie własnej wartości.

person writing on white book
Photo by rawpixel.com on Pexels.com

Absolutnie i niezaprzeczalnym jest fakt, iż należy działać tak aby odnieść sukces. Niestety porażka jest niejako „wpisana w działanie”. Pamiętaj, żeby jej nie ignorować. Bądź wobec siebie surowy i obiektywnie oceniaj. Zastanów się dlaczego tak się stało, co można było zrobić lepiej. Dokładna analiza zaistniałej sytuacji pozwoli ustrzec się przed podobnym błędem w przyszłości. Pisałam już o tym we wcześniejszym wpisie ale powtórzę – naukę i doświadczenie należy czerpać również z porażek innych osób. Dziś temat pogłębiam, więc czas na dodanie następnego poziomu: czy tak samo analizujesz sukcesy? Przecież to jest następne źródło potencjalnie cennego doświadczenia.

Dla większości osób zrewidowanie priorytetów jest kluczowym krokiem do przezwyciężenia porażki. Jeśli sukces jest dla ciebie ważny, to zaczynasz wprowadzać niezbędne działania aby go odnieść. Nie zmieniaj swoich planów (efektów końcowych) jeśli coś się nie uda (przynajmniej nie od razu). Wróć do notatek z etapu planowania. Po ponownym przyjrzeniu się, zyskujesz szerszą perspektywę. Często wystarczy dostosować środki tak aby działanie było skuteczne. Możesz ruszyć do przodu z pełną parą, ale tym razem z całą wiedzą, mądrością i doświadczeniem, które zdobyłeś podczas ostatniej próby.

Wcześniej skupiłam się na kontekście biznesowym. Wiele aspektów „porażki” przekłada się również na inne obszary, jak choćby wychowanie dzieci. Ważne jest, aby dzieci mogły popełniać błędy. Negatywne bodźce są trwalsze od pozytywnych a więc nawet drobna porażka może stać się cennym doświadczeniem. Rodzice, którzy nadmiernie chronią dzieci przed niepowodzeniami, tak naprawdę wyrządzają im straszną krzywdę. Radzenie sobie z komplikacjami to bardzo ważna umiejętność której powinniśmy się nauczyć za młodu.

people riding parachutes during sunset
Photo by Pixabay on Pexels.com

Jest taki dowcip, który mówi, że przedsiębiorcy to ludzie, którzy najpierw wyskoczą z samolotu, a po drodze wymyślą jak zbudować spadochron. Wielu ludzi działa w przekonaniu, że jeśli nie przyciągają uwagi to może inni nie zauważą ich błędu. Inni nie próbuję nowych rzeczy w obawie, że mogą zawieść.

Sukcesy nie są domeną wyjątkowych ludzi. Oni dopiero stają się wyjątkowi dzięki pracy którą wykonali, dlatego, że dążyli do celu i pokonali wszystkie przeszkody.

 

 

10 cech człowieka sukcesu

two person in formal attire doing shakehands
Photo by rawpixel.com on Pexels.com

Sukces może być postrzegany jako ogólna ocena działań danej osoby lub pojedynczego wydarzenia. Może to być wysokie stanowisko w firmie lub posiadanie własnej firmy, bycie rodzicem aktywnym zawodowo czy pracującym na pełen etap w domu, przebiegnięcie maratonu czy wygrany mecz. Każdy z nas jest inny i w związku z tym definiuje sukces inaczej.

Sukces w pracy zależy od wielu czynników, min. kwalifikacji, doświadczenia ale również zaangażowania. Niezależnie od tego czy jest się pracownikiem, liderem, czy właścicielem firmy są pewne generalne cechy/ umiejętności jakie powinno się posiadać żeby odnieść sukces.

Pewność siebie

Myślę, że ta cecha jest jedną z najważniejszych. Zaufanie do siebie i swoich umiejętności jest niezbędne aby odnieść sukces. Ludzie będą cię widzieć takim, jak sam siebie przedstawiasz. Każdy ma chwile zwątpienia, to naturalne, ale pamiętaj, że jesteś tam, gdzie jesteś, ponieważ jesteś dobry w tym, co robisz. Głowa do góry!

Asertywność

Ufaj swoim decyzjom. Możesz wyrazić asertywność zarówno poprzez swoją mowę jak i swoje działania, a ludzie nie będą mieli powodu, aby wątpić w twoje decyzje. W obliczu krytyki zastanów się czy jest ona uzasadniona. Konstruktywna krytyka może ci tylko pomóc, ale jeśli jest bezpodstawna powinieneś ją zlekceważyć.

Balans między pracą z życiem prywatnym

Sukces nie osiągnie się sam. Niezbędna jest praca. Jednocześnie osiągnięcie sukcesu w pracy zbyt dużym kosztem w innych obszarach życia może spowodować, iż sam sukces zatraci wartość. Stanie się pustym celem. Każdy musi sam zdecydować co dla niego oznacza przysłowiowy balans. Niezależnie co robi w życiu musi znaleźć jakąś odskocznię od pracy: czas spędzony z rodziną, lekcje salsy. Wbrew pozorom istnieje wiele firm, które oferują przyjazne rozwiązania, takie jak firmowe żłobki czy elastyczny harmonogram pracy.

accomplishment action adult adventure
Photo by Pixabay on Pexels.com

Wiedza

Nie obawiaj się przyznać, że nie wiesz wszystkiego. Ważne aby znaleźć swoje słabości i nieustannie nad nimi pracować. Umiejętność uczenia się i zarządzania informacjami to coś co pozwoli ci utrzymać przewagę w każdej sytuacji. Świat się zmienia, zapotrzebowanie rynku także, musimy reagować na te zmiany by nie zostać w tyle. Bądź gotów do nauki!

Ciężka praca i wytrwałość

Bądź gotów ciężko pracować. Niekoniecznie od rana do nocy. Niezależnie od tego, jakie masz wykształcenie, doświadczenie czy jakie szanse pojawią się na Twojej drodze (trochę szczęścia też się przyda) kluczem do sukcesu jest ciężka praca. Aby odnieść sukces, potrzebujesz także wytrwałości. Nawet jeśli życie rzuca ci kłody pod nogi, musisz je przeskoczyć i iść dalej. Osiągnięcie sukcesu nie jest łatwe. Wymaga konsekwencji i determinacji. Jeśli zdarzy ci się porażka, nie przejmuj się. Ważne aby wyciągnąć z niej wnioski. Nie popełnia błędów tylko ten, który nic nie robi. Przypomnij sobie wszystko co już udało ci się osiągnąć. Obrany cel zapisz. Ustal co potrzeba wykonać aby ten cel osiągnąć. Co pewien czas należy wykonać „przegląd sytuacji” i sprawdzić czy działamy we właściwym kierunku.

Ambicja

Musisz naprawdę chcieć czegoś, jeśli chcesz odnieść sukces. I nigdy nie powinieneś zadowalać się drugim najlepszym. Zawsze staraj się iść naprzód.

photo of woman using her laptop
Photo by bruce mars on Pexels.com

Zdyscyplinowanie

Realizacja zadań które są kluczowe oznacza, że najprawdopodobniej odbędzie się to kosztem innych działań. Doba nie jest „z gumy”. Coś nowego pojawia się na tapecie więc coś innego musi wypaść. Zapobiegaj zbytniemu angażowaniu się w tematy mało istotne – one zabierają cenny czas który powinieneś przeznaczyć na działanie w tematach ważnych. Nie odkładaj dzisiejszej pracy na jutro.

Decyzyjność

Świat pędzi do przodu, dlatego ważna jest umiejętność szybkiej analizy sytuacji i na tej podstawie podejmowanie decyzji. Szybkie dostosowanie się do zmieniającej się rzeczywistości kreuje realną przewagę.

Kreatywność

Od pracowników oczekuje się kreatywnych rozwiązań. Gdy masz problem użyj pustego arkusza papieru, pomyśl o rozwiązaniach i zapisuj wszystko, co wpadnie ci do głowy. Myśl nieszablonowo.

Business Look 😊
Elegancki, profesjonalny wygląd i elektryzująca osobowość robi wrażenie na współpracownikach, przełożonych i klientach. Zadbaj o odpowiedni strój do pracy.

adult arrival beard boss
Photo by rawpixel.com on Pexels.com

Na koniec bardzo ważna dygresja.

Każde działanie robi się dwa razy. Pierwszy raz ma miejsce w naszej wyobraźni. Ustalenie celu. Świadomość możliwości napotkania problemów. Przygotowanie scenariuszy obejścia przeszkód. Zaplanowanie poszczególnych etapów. Drugi raz, to już przejście zaplanowaną ścieżką w realnym działaniu. Zaniechanie etapu planowania znacząco zwiększa możliwość podjęcia działań które nie przybliżają nas do realizacji celu. Przemyślany projekt nie będzie zawierał skazy w postaci błędnych założeń. Najpiękniejszy dom zbudowany z pominięciem fazy dostosowania funkcjonalności do późniejszych mieszkańców nie będzie właściwym miejscem do życia.

 

 

Jak przetrwać poniedziałek

IMG_20180616_092123

Wszyscy wiemy jak to jest, po wspaniałym weekendzie, w poniedziałek wcześnie rano włącza się alarm budzika. Znowu… zaczyna się… byle do weekendu.. takie myśli krążą nam po głowie. U wielu pierwszy dzień tygodnia wywołuje stres a nawet lęk. Przyczyny mogą być różne. Ale przecież nie będziemy przez całe życie panikować na myśl o poniedziałku. Wszystko zależy od nastawienia. Trzeba go po prostu oswoić.

Wzorce odpoczynku

W ciągu tygodnia wstajemy o regularnej porze. Musimy zjeść śniadanie, zawieźć dzieci do przedszkola/szkoły, zdążyć do pracy. Każdy ma swój własny schemat i zakres czasowy poszczególnych czynności. Natomiast w weekend wyłączamy budzik i zazwyczaj wstajemy później (chyba, że dzieciaki wstają zawsze o 5 bez względu na dzień tygodnia😊). Takie dłuższe spanie przez dwa dni z rzędu, potrafi zmylić nasz zegar biologiczny. To sprawia, że jeszcze trudniej nam wstać w poniedziałkowy poranek. Wiem, że w weekend staramy się odespać zarwane noce z poprzedniego tygodnia, ale postaraj się, żeby nie było dużej różnicy między godziną o której się budzimy w tygodniu i w weekend.

alarm clock analogue bed bedroom
Photo by Pixabay on Pexels.com

Niedzielny stres

Badania wskazują, że wielu ludzi zaczyna się stresować poniedziałkiem już w niedzielę o 14. Postaraj się wykorzystać weekend w 100% i oderwać się od myśli o pracy. Jeśli jest to dla ciebie trudne, przeznacz jedną godzinę w niedzielę wieczorem (około 18) na zaplanowanie zadań na poniedziałek. Nie będziesz myślał/a o tym od południa a w poniedziałek poczujesz się przygotowany/a na nowe wyzwania.

Zadbaj o relacje w pracy

Brak dobrych stosunków z współpracownikami może także się przyczynić do tego, że nie chcemy wracać do pracy w poniedziałek. Wypijcie razem kawę lub zjedzcie „lunch” może się okazać, że macie więcej wspólnych tematów niż początkowo myślałeś/aś.

group of friends hanging out
Photo by Helena Lopes on Pexels.com

Zaplanuj na poniedziałek coś na co warto czekać

Kawa z przyjaciółka, randka po pracy czy zajęcia z salsy. Spraw, żeby poniedziałek dobrze ci się kojarzył.

 

 

Nowoczesny Lider

group of people in a meeting
Photo by rawpixel.com on Pexels.com

We wcześniejszym wpisie podjęłam temat Lidera w strukturze matrycowej. Skupiłam się na strukturze w ramach której ten lider pracuje. Dziś chciałabym poruszyć drugi element.

Lider.

Jaki powinien być współczesny lider? Jakie cechy są kluczowe aby być skutecznym i efektywnym przywódcą? Lider, to z definicji osoba przewodząca innym ludziom, czy można więc mówić o liderze w oderwaniu od ludzi którym on przewodzi?

Uważam, że w przeszłości środowisko pracy było znacznie bardziej „szablonowe” a turbulentność znacznie mniejsza. Nie bez znaczenia jest fakt, że tempo życia i pracy było niższe.

Co sprawiło, że wielu liderów straciło przewagę konkurencyjną w pracy? Brakuje im kluczowych cech czy może nigdy ich nie posiadali? Może zagubili je w natłoku obowiązków a może nie podążają za zmieniającą sią rzeczywistością. Wydawało się, że mogą osiągnąć sukces a wypalili się.

Wielcy liderzy są świadomi, że przetrwają tylko najsilniejsi. To, że jesteś teraz liderem, nie oznacza, że ​​na zawsze nim pozostaniesz. Skuteczne przywództwo to ciężka praca, wymaga mądrych decyzji i cierpliwości. Trzeba nieustannie nad sobą pracować. Większość liderów tego nie robi. Pozostają zadowoleni ze „status quo” i wykorzystują ten sam styl niezależnie od pracowników / organizacji w której pracują. Dlatego trudno im tworzyć i podtrzymywać rozpęd w swojej karierze.

group of people raising right hand
Photo by rawpixel.com on Pexels.com

Poniżej przedstawiam kilka obszarów nad którymi (wg. mnie) powinien pracować dobry, nowoczesny lider:

  • Inspiracja
    Przywódca powinien być charyzmatyczny i inspirować innych do działania stosując podejście „zróbmy to razem”. Powinien wykorzystać siłę swojej osobowości aby zaszczepić w innych oddanie, zaangażowanie, pasje i ukierunkowanie na konkretne cele.
  • Relacje
    Bardzo ważne jest utrzymywanie dobrych relacji i traktowanie innych z szacunkiem. Zgrany zespół to klucz do sukcesu. „Daj się polubić!” Kiedy zaczynasz wyczuwać, że twoi koledzy denerwują się w twojej obecności a rozmowy cichną – nadszedł czas, aby zmienić styl i podejście przywódcze.
  • Informacja
    W tradycyjnym modelu zarządzania informacja to potęga, pozwala zachować autorytet i kontrolę. Otwarte udostępnianie informacji jest podstawą współczesnego przywództwa. Wszyscy dążymy do realizacji celów firmy więc wymiana informacji jest konieczna.
  • Zarządzanie zmianą
    W zmieniającym się świecie lider musi być nie tylko przygotowany na zmiany, powinien je przewidywać i określać sposób radzenia sobie z zaistniała sytuacją. Ponadto sam może proponować rewolucyjne ulepszenia, przedstawiać projekty, które poprawią funkcjonowanie procesów. Ważne by w sposób czytelny przekazał swoją wizję i sposób jej osiągnięcia a także rezultaty jakie można osiągnąć.
  • Współpraca
    Lider powinien być otwarty na sugestie ze strony swego zespołu. „Burza mózgów” może doprowadzić do zaskakujących wniosków. Powinien opracowywać rozwiązania oparte na najlepszych pomysłach grupy i podejmować zespołowe podejście do rozwiązywania problemów.

Każdy ma swój własny styl przywódczy. Ważne jest jednak, aby styl zarządzania był dopasowany do konkretnego przypadku – zarówno od strony charakteru procesu jak i ludzi którymi lider przewodzi. Ważne aby podążać za szybko zmieniającym się otoczeniem i ciągle dostosowywać się do zmieniającej się sytuacji. Nie poprzestawać na tym co już się osiągnęło, stale się doskonalić i słuchać sugestii innych. W tej materii dobrze sprawdza się stara maksyma:

„Mądrzy ludzie uczą się na własnych błędach.
Bardzo mądrzy ludzie uczą się ze wszystkiego i od wszystkich.
Prości ludzie uważają, że znają już wszystkie odpowiedzi.”

 

 

Lider i pracownik
w strukturze macierzowej

Przechwytywanie

Firmy poszukują innowacyjnych rozwiązań aby dostosować się do zmian w gospodarce, próbują różnych metod zwiększania produktywności i stymulowania wzrostu. Tradycyjny styl przywództwa, zarządzania odgórnego ewoluuje w podejście oparte na współpracy, które zaciera granice między szefem a pracownikiem.

W miarę jak coraz więcej firm przyjmuje otwartą kulturę organizacyjną, pojawia się nowy styl przywódczy. Budowanie zespołu i dzielenie władzy zastępują tradycyjne formy hierarchii korporacyjnej.

Zespół w strukturze matrycowej jest typem zespołu wirtualnego. Członkowie zespołu mają więcej niż jednego szefa i pracują więcej niż w jednym zespole naraz. Muszą wykonywać cele i dzielić lojalność między różnych szefów.

Wyzwania jakie stają przed pracownikiem:

  • Wyznaczanie priorytetów.
  • Komunikacja z innymi członkami zespołu – często różne strefy czasowe, różnice kulturowe.
  • Pozostanie zauważonym pomimo pracy zdalnej.

Zalety pracy w zespołach o strukturze matrycowej:

  • Pracownicy raportują do przełożonych, którzy często posiadają dużą wiedzę i umiejętności z danego tematu.
  • W przypadku zespołów projektowych, które skupiają pracowników z różnych działów, istnieje możliwość zdobycia dodatkowych umiejętności (np. finansiści mogą nauczyć się/ doszkolić z działania różnych systemów internetowych, budowy baz danych zawierających informacje finansowe). Pozwala to na lepsze zrozumienie procesu jako całości.
  • Wiedza zdobyta w jednym projekcie może znaleźć zastosowanie w innym co prowadzi do usprawniania procesów.
  • Pracownicy mają pewną autonomię jeżeli chodzi o podział pracy między projekty w których biorą udział.
group hand fist bump
Photo by rawpixel.com on Pexels.com

Lider w strukturze matrycowej

Zarządzanie zespołem w strukturze matrycowej to tak zwane zarządzanie od środka. Informacje, zasoby, wiedza, czas i wysiłek są wspólne. Pozwala to na ewoluowanie ról i obowiązków, co pozwala na lepsze wykorzystanie wiedzy i umiejętności pracowników. Lider powinien rozmawiać z pracownikami, poznać ich doświadczenie, zainteresowania, aby prawidłowo alokować obowiązki i wykorzystywać potencjał poszczególnych pracowników. Członkowie zespołu często otrzymują większą odpowiedzialność za swoją pracę, natomiast lider powinien być strażnikiem w takim procesie. Powinien szukać przyczyny konfliktu/ problemu w momencie jego pojawienia się i szybko rozwiązywać problem, aby zespół mógł kontynuować pracę.

Sposób w jaki inspiruje, wspiera i komunikuje jest krytyczny, aby z sukcesem poprowadzić zespół. Lider zespołu powinien umożliwiać swojemu zespołowi rozkwit, zapewniając zasoby (czas, pieniądze, materiały) niezbędne do efektywnego wykonywania pracy a co za tym idzie, do realizacji projektu.

Bardzo ważnym aspektem jest komunikacja. Zespoły w strukturze matrycowej często składają się z pracowników znajdujących się w różnych krajach. Spotkania odbywają się za pośrednictwem systemów do telekonferencji. Lider powinien poprowadzić spotkanie w taki sposób aby pracownicy mogli aktywnie uczestniczyć w dyskusji i wyrazić swoją opinię. Warto wcześniej wysłać plan spotkania tak by każdy mógł się przygotować, sformułować ewentualne wątpliwości czy pytania.

Jeżeli już jesteśmy przy temacie komunikacji i zarządzania czasem, chciałabym od razu opisać podstawową wadę struktury matrycowej. Często lider nie ma bezpośredniej wiedzy na temat zaangażowania „swojego” pracownika w inne projekty.  Co do zasady dla każdego lidera jego projekt jest najważniejszy, w takiej sytuacji ciężko ustalić priorytety. Zaradzić można temu na dwa sposoby:

  • Liderzy stale komunikują się między sobą i dopasowują obłożenie pracą poszczególnych pracowników w różnych projektach.
  • Członkowie zespołu informują lidera o obłożeniu pracą nad innymi projektami.
    Dopiero na tej podstawie Lider ustala ramy czasowe swojego projektu.

Nie ma lepszego/gorszego rozwiązania. Wybór jednego z rozwiązań jest uwarunkowany dopasowaniem do kultury organizacyjnej firmy.

Od wielu lat pracuję w organizacjach, które mają właśnie taki typ pracy. Mam doświadczenie zarówno jako pracownik/ członek zespołu jak i jako lider takiej wirtualnej grupy. Praca w organizacji o strukturze matrycowej z początku jest nie lada wyzwaniem ale takie środowisko pracy jest kreatywne, innowacyjne, korzystne zarówno dla pracownika jak i dla organizacji. Prowadzi do bardziej efektywnego wykorzystania zasobów. Praca w takiej organizacji i uczestnictwo w różnych projektach w firmie pozwala stale się rozwijać i spojrzeć szerzej na proces a nie skupiać się tylko na wybranym jego elemencie.

Zarządzanie czasem

20180420_111406-e1525810606305_Fotor

Tydzień liczy 168 godzin… z jednej strony to mnóstwo czasu a z drugiej ciągle za mało… Dlaczego pomimo, że ciągle gdzieś biegasz lista rzeczy do zrobienia jest nadal długa?

Jak optymalnie wykorzystać czas i  zrealizować swoje cele?
Jak pracować efektywnie?
Kilka wskazówek znajdziecie poniżej.

Szybkość życia znacznie wzrosła w ostatnich latach. Dodatkowo presja otoczenia by być równocześnie najlepszym pracownikiem, panią domu, matką/ojcem, żoną/mężem może wywołać niepotrzebny stres i zrezygnowanie.

Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie, że jest to niewykonalne 🙂

Należy skupić się na wybranych przez siebie sferach życia i dążyć do ich doskonalenia a pozostałe utrzymywać na względnie zadowalającym poziomie.

Kluczem jest wyznaczać cele zgodnie z klasyczną metodą SMART. Zgodnie z tą zasadą cel powinien być konkretny (ang. Specific), mierzalny (ang. Measurable), osiągalny (ang. Achievable), istotny (ang. Relevant), określony w czasie (ang. Time-bound).

Ekonomiści idą o krok dalej i dodają jeszcze dwie litery tworząc metodę SMARTER. „E” (ang. Exciting) ma oznaczać ekscytujący, stanowiący motywację dla danej osoby a „R” (and. Recorded) wskazuje, że cel należy zapisać na tablicy czy w telefonie wszędzie tam, gdzie będzie widoczny i przez to nasz mózg będzie go identyfikował jako ważny.

Ostatnie kilka lat bardzo zmieniły moje życie, pojawienie się dzieci zmusiło mnie
i mojego męża do pełnej mobilizacji i skutecznego planowania.

Jakiś czas temu znalazłam gdzieś w intrenecie pewien schemat, który przerobiłam na własne potrzeby. Jest prosty ale zarazem skuteczny i myślę, że pomaga w realizacji zamierzonych zadań:

Planowanie

  • Przygotuj listę rzeczy do zrobienia (jeśli masz rodzinę zróbcie tę listę razem, aby uwzględnić plany i obowiązki wszystkich domowników)
  • Wyznacz priorytety (ważne i pilne wypisz na początku listy)
  • Planuj tylko 60 % swojego czasu,
  • Co /kto ci pomoże w realizacji zadań? Deleguj obowiązki na innych pracowników/ członków rodziny
  • Uwzględnij czas na sport/ relax/ spotkanie z przyjaciółmi/ wycieczka z rodziną. Podstawowa zasada „czas dla siebie nie jest czasem zmarnowanym!”. Pozwoli ci to na regenerację sił.

Realizacja

  • Poświęć 5-10 minut rano na weryfikację tygodniowej listy zadań
    Może coś jest już nieaktualne, coś trzeba przyspieszyć lub można opóźnić. W godzinach porannych motywacja jest największa, warto wykorzystać ten czas żeby sobie wszystko poukładać i „pozytywnie się nakręcić”.
  • Nasza efektywność przed południem jest najwyższa, postaraj się najważniejsze i najtrudniejsze zadania zrobić właśnie w tym czasie. Badania wskazują, że po 12 odczuwamy rozkojarzenie, senność i utratę motywacji czyli tak zwany „zjazd”.

Analiza

  • Zrób listę zrealizowanych/ niezrealizowanych zadań
  • Zastanów się co pomogło ci zrealizować zamierzone cele (cechy osobowości, motywacja)
  • Zidentyfikuj „pożeracze czasu” (telefon, internet)

Warto poświęcić czas na planowanie, gdyż na dłuższą metę pozwoli to zaoszczędzić czas i ograniczyć stres.

Aby działać efektywnie, szybciej i dokładniej bardzo ważna jest koncentracja.

Wielu z nas ma problem z koncentracją w ciągu dnia, ponieważ ciągle martwimy się o inne rzeczy. Niestety im więcej mamy „na głowie” tym trudniej się skupić na jednej czynności. Przy śniadaniu myślimy już o pracy. W pracy obmyślamy listę zakupów i plan na wieczór. Jeśli masz jakieś zmartwienia, które cię rozpraszają – zapisz je na kartce i wyznacz czas na ich rozwiązanie.

Postaraj się skupić na jednej rzeczy, wiem że to trudne gdy co chwile dostajesz emaile lub ktoś przychodzi o coś zapytać. Podobno zajmuje nam 15 minut, żeby w pełni się na czymś skupić po takim rozproszeniu uwagi.

Nie ma uniwersalnych sposobów na poprawę koncentracji, gdyż każdy jest inny. Niektórzy muszą pracować w ciszy, inni słuchają muzyki.

Jednak są trzy rzeczy od których według mnie każdy musi zacząć:

  • Pij wodę! Często o tym zapominamy, aczkolwiek odwodnienie może sprawić, że  poczujemy się zmęczeni, rozdrażnieni i powolni. Dostarczenie odpowiedniej ilości płynów jest prostym sposobem na poprawę koncentracji w ciągu dnia.
  • Zacznij dzień od zdrowego śniadania. O wiele trudniej się skoncentrować kiedy jesteś głodny. Warto zaopatrzyć się w zdrowe przekąski: migdały, orzechy czy suszone owoce.
  • Ponadto należy pamiętać, aby raz na jakiś czas wstać od biurka, rozprostować nogi, kręgosłup i popatrzeć na coś zielonego J

Na koniec kilka ciekawostek. Shirley Fine Lee opracowała zbiór interesujących statystyk, które powstały na podstawie licznych badań dotyczących efektywności i zarządzania czasem.

  • Zapamiętujemy 10% tego, co czytamy, 20% tego, co słyszymy i 30% tego, co widzimy
  • Zapamiętujemy 50% tego, co słyszymy i widzimy, 70% tego, co mówimy i 90% tego, co robimy.
  • Jedna na osiem rozmów telefonicznych zostaje powtórzona, ponieważ coś zostało zapomniane.
  • Wykonanie zadania prawie zawsze zajmuje dwa razy więcej czasu, niż początkowo sądziliśmy.
  • 10-12 minut zainwestowane w planowanie dnia zaoszczędzi co najmniej 2 godziny zmarnowanego czasu i wysiłku przez cały dzień – od „Eat the Frog” Briana Tracy.
  • Poświęcenie 5 minut dziennie, 5 dni w tygodniu w celu poprawy swojej pracy, utworzy 1200 ulepszeń do pracy w ciągu 5 lat.

A jakie wy macie metody na „ogarnięcie” wszystkich swoich obowiązków? Piszcie w komentarzach J

Jeśli chcecie pogłębić wiedzę z zakresu organizacji czasu i skuteczności w realizacji celów polecam moje ulubione książki

„Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności”, Autor: David Allena

„7 nawyków skutecznego działania”, Autor:  Stephen R. Covey

%d blogerów lubi to: